Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Geschäftsführer: Joo-Seuk Kim
E-Mail: info@kim-con.com

TIMEBACK OFFICE ist ein Angebot der KIM Consulting GmbH. Soweit im Einzelfall nichts anderes vereinbart ist, entscheidet die KIM Consulting GmbH über Zwecke und Mittel der nachfolgend beschriebenen Verarbeitung.

2. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zweckgebunden, transparent und auf das erforderliche Maß begrenzt. Je nach Vorgang stützen wir die Verarbeitung insbesondere auf:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und die Durchführung eines Vertrags;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen an sicherer, nachvollziehbarer und effizienter Organisation;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten;
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn wir ausdrücklich um eine Einwilligung bitten.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sowie Berufs-, Steuer-, Gesundheits- oder sonstige besonders vertrauliche Informationen sollten nur nach vorheriger Abstimmung übermittelt werden. Vor ihrer Verarbeitung prüfen wir Zweck, Rechtsgrundlage und erforderliche Schutzmaßnahmen.

3. Aufruf der Website und Hosting

3.1 Hosting

Für die technische Bereitstellung nutzen wir einen Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Beim Aufruf können technisch erforderliche Protokolldaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Statuscode sowie Browser- und Geräteinformationen.

Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung sowie der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit erforderlich ist.

3.2 Selbst gehostete Reichweitenmessung mit Matomo

Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung verwenden wir die auf unserem Hetzner-Server selbst betriebene Open-Source-Software Matomo. Sie zeigt uns insbesondere Seitenaufrufe, ungefähre Besucherzahlen, verweisende Seiten, häufig aufgerufene Inhalte sowie freiwillige Interaktionen mit Kontakt- und Zeit-Check-Elementen. Matomo wird nicht geladen und es findet keine Reichweitenmessung statt, solange Sie nicht „Statistik erlauben“ auswählen.

Dabei können die aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit, die zuvor besuchte Seite, Browser- und Geräteinformationen sowie eine vor der Speicherung gekürzte IP-Adresse verarbeitet werden. Die Daten verbleiben auf unserem eigenen Server und werden nicht zu Werbe- oder Profilingzwecken an Dritte übermittelt. Analyse-Rohdaten werden nach der zentral für unsere Matomo-Installation festgelegten Frist automatisch gelöscht; verdichtete, nicht mehr auf einzelne Besuche zurückführbare Berichte können länger gespeichert werden.

Rechtsgrundlagen sind Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Entscheidung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Datenschutz-Einstellungen“ im Footer ändern. Bei einem Widerruf wird die weitere Messung beendet und Matomo-Cookies werden, soweit technisch möglich, gelöscht.

Es werden keine externen Schriftarten, Social-Media-Pixel oder eingebetteten Analyseinhalte anderer Anbieter geladen.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder über die auf der Website angebotene E-Mail-Anfrage kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, den Inhalt der Nachricht, technische Metadaten und übermittelte Anhänge. Dies erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Anbahnung oder Durchführung einer Geschäftsbeziehung und zur Dokumentation der Kommunikation.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, beruht die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Für geschäftliche E-Mail-, Kalender-, Speicher- und Office-Dienste können Google Workspace und zugehörige Unternehmensdienste eingesetzt werden. Vertragspartner für Kunden in Deutschland ist grundsätzlich Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Name und E-Mail-Adresse aus dem Kontaktbereich werden derzeit ausschließlich lokal in eine neue Nachricht des E-Mail-Programms des Nutzers übernommen; eine serverseitige Formularspeicherung auf dieser Website findet nicht statt. Die Angaben dienen nur der Bearbeitung der konkreten Anfrage und der individuellen Terminabstimmung, nicht dem Versand eines Newsletters.

5. Geschäftsprozesse, Dokumente und Automatisierung

Im Rahmen von Anfragen und Projekten verarbeiten wir je nach Auftrag Namen, Kontaktdaten, Unternehmens- und Projektdaten, Korrespondenz, Termin- und Angebotsinformationen sowie die zur Verfügung gestellten Unterlagen. Die Verarbeitung dient insbesondere der Prozessaufnahme, Analyse, Umsetzung, Dokumentation und Betreuung.

5.1 n8n und Hermes-Agenten

Zur Automatisierung können n8n-Workflows und von uns konfigurierte Hermes-Agenten eingesetzt werden. n8n soll entsprechend der KIM-CON-Infrastruktur auf einem kontrollierten Hetzner-Server betrieben werden. Hermes-Agenten bezeichnen projektspezifische digitale Arbeitsabläufe und Agentenkonfigurationen; die jeweils verwendete Betriebsumgebung, angebundenen Dienste, Datenkategorien und Zugriffsrechte werden vor dem Einsatz dokumentiert.

Mögliche Arbeitsschritte sind die Sortierung von Anfragen, Zuordnung von Dokumenten, Vorbereitung von Zusammenfassungen, Anlage von Aufgaben, Übergabe an Ablage- oder CRM-Systeme und Ausführung freigegebener Folgeschritte. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

5.2 Google Workspace, Google Unternehmensprofil und Notion

Für Kommunikation, Kalender, Dokumente, Zusammenarbeit und Unternehmenspräsenz können Google Workspace, Google Drive, Gemini im geschäftlichen Workspace und das Google Unternehmensprofil eingesetzt werden. Für Wissensmanagement, Projektdokumentation und Aufgaben kann Notion genutzt werden. Anbieter von Notion ist Notion Labs, Inc., 685 Market Street, San Francisco, California 94105, USA.

Zugriffe werden rollenbezogen vergeben. Öffentliche Freigaben werden nur bewusst eingerichtet. Soweit ein Dienst personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, werden die erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung und Drittlandgarantien geprüft.

6. KI-gestützte Verarbeitung und eingesetzte Dienste

6.1 Zwecke und Schutzprinzipien

KI kann unterstützend eingesetzt werden, um Informationen zu strukturieren, E-Mail-Anfragen zu kategorisieren, Dokumente auszuwerten, Abläufe zu entwerfen, Texte und Zusammenfassungen vorzubereiten oder technische Workflows auszuführen. Personenbezogene Daten werden nur verwendet, soweit dies für den jeweiligen Auftrag erforderlich ist. Wo möglich, werden Inhalte reduziert, pseudonymisiert oder anonymisiert.

Für personenbezogene oder vertrauliche Inhalte bevorzugen wir geschäftliche beziehungsweise API-basierte Zugänge mit geeigneten Vertrags- und Datenkontrollen. Modell, Tarif, Speicherverhalten, Trainingsnutzung, Region und angebundene Werkzeuge werden nicht pauschal vorausgesetzt, sondern je Einsatz geprüft.

6.2 Menschliche Prüfung

KI-Ausgaben können unvollständig, veraltet oder fehlerhaft sein. Sie dienen als Arbeitsgrundlage, nicht als ungeprüfte abschließende Entscheidung. Ergebnisse mit geschäftlicher, finanzieller, rechtlicher oder persönlicher Relevanz werden von Joo-Seuk Kim oder einer entsprechend verantwortlichen Person geprüft. Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung.

7. Verantwortlicher KI-Einsatz nach dem EU AI Act

Der EU AI Act folgt einem risikobasierten Ansatz. Welche Pflichten gelten, hängt davon ab, ob die KIM Consulting GmbH als Anbieterin von TIMEBACK OFFICE oder der Kunde im konkreten Anwendungsfall Anbieter, Betreiber beziehungsweise „Deployer“ oder eine andere Rolle einnimmt und ob ein System als verboten, hochriskant oder transparenzpflichtig einzuordnen ist.

Bei Planung und Einführung berücksichtigen wir deshalb insbesondere:

• Beschreibung des Zwecks, der betroffenen Personen, Datenquellen und Systemgrenzen;
• Prüfung auf verbotene Praktiken, Hochrisiko-Einsatz und besondere Transparenzpflichten;
• menschliche Aufsicht, Freigaben und klare Verantwortlichkeiten;
• angemessene Dokumentation, Protokollierung, Tests und Qualitätskontrollen;
• Datenschutz-Folgenabschätzung oder Grundrechte-Folgenabschätzung, wenn gesetzlich erforderlich;
• Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Personen, die Systeme bedienen oder Ergebnisse bewerten;
• transparente Kennzeichnung von KI-Interaktionen oder synthetischen Inhalten, soweit erforderlich.

Ergibt die Prüfung, dass ein geplanter Einsatz nicht mit vertretbarem Aufwand sicher und rechtmäßig umgesetzt werden kann, wird der Workflow angepasst oder nicht eingeführt. Diese Grundsätze ersetzen keine gesetzlich vorgeschriebene Konformitätsbewertung oder Rechtsberatung im Einzelfall.

8. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb der KIM Consulting GmbH erhalten nur Personen Zugriff, die ihn für ihre Aufgaben benötigen. Extern können sorgfältig ausgewählte Hosting-, Kommunikations-, Speicher-, Automatisierungs- und KI-Dienstleister Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Eine Weitergabe erfolgt außerdem, wenn sie zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder eine Einwilligung vorliegt.

Nicht jedes auf der Website genannte Werkzeug wird in jedem Auftrag eingesetzt. Die konkrete Toolauswahl und relevante Empfängerkategorien werden vor Projektbeginn oder bei wesentlichen Änderungen festgelegt und dokumentiert.

9. Datenübermittlungen in Drittländer

Einige Dienstleister oder Unterauftragnehmer befinden sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Übermittlungen erfolgen nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, etwa aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses, einer gültigen Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework, EU-Standardvertragsklauseln und erforderlichen Zusatzmaßnahmen oder einer gesetzlichen Ausnahme.

Bei Anbietern oder Betriebsformen, für die keine belastbare Transfergrundlage und keine angemessenen Schutzmaßnahmen dokumentiert werden können, verarbeiten wir keine personenbezogenen oder vertraulichen Kundendaten. Dies betrifft insbesondere den unbeschränkten Einsatz von DeepSeek und – bis zum positiven Abschluss der Einzelfallprüfung – Kimi.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Daten aus Vertrags- und Projektbeziehungen werden für die Dauer der Zusammenarbeit und anschließend im Rahmen gesetzlicher handels-, steuer- oder haftungsrechtlicher Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gespeichert.

Für cloud- und KI-basierte Dienste gelten daneben technisch und vertraglich festgelegte Speicherfristen. Sie werden je nach Dienst, Tarif, API-Endpunkt und Konfiguration geprüft und soweit möglich datensparsam eingestellt. Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden Daten gelöscht oder wirksam anonymisiert, sofern keine Pflicht oder ein überwiegender Grund zur weiteren Aufbewahrung besteht.

11. Ihre Datenschutzrechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@kim-con.com. Wir können einen geeigneten Identitätsnachweis anfordern, wenn dies erforderlich ist, um unberechtigte Auskünfte oder Änderungen zu verhindern.

Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Sitz ist insbesondere zuständig:

12. Sicherheit und Aktualisierung

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, darunter verschlüsselte Übertragungswege, rollenbezogene Zugriffe, sichere Zugangsdaten, regelmäßige Aktualisierungen, Protokollierung und datensparsame Konfigurationen. Kein digitales Verfahren kann absolute Sicherheit gewährleisten.

Diese Erklärung wird aktualisiert, wenn sich Website, Hosting, eingesetzte Systeme, Verarbeitungsabläufe oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung.